Handleiding & Tutorials

Alles wat je nodig hebt om Benni Bot optimaal te gebruiken. Van eerste installatie tot geavanceerde functies.

Eerste stappen

Maak je account aan en richt je bedrijf in.

  1. Account aanmaken — Ga naar benni-bot.nl/aanmelden en vul je bedrijfsgegevens in. Je krijgt 14 dagen gratis Professional toegang.
  2. Inloggen — Ga naar benni-bot.nl/login en log in met je e-mail en wachtwoord.
  3. Bedrijfsinstellingen — Ga naar Instellingen en stel je bedrijfsgegevens in: bedrijfsnaam, BTW-nummer, KVK, uurtarief en voorrijkosten.
  4. Monteurs toevoegen — Voeg je medewerkers toe bij Instellingen > Monteurs. Geef ze een naam, e-mail en wachtwoord zodat ze de mobiele app kunnen gebruiken.
  5. Eerste klant toevoegen — Ga naar Klanten en voeg je eerste klant toe met naam, adres en contactgegevens.
Tip: Je kunt klanten ook importeren vanuit een Excel-bestand. Ga naar Instellingen > Import voor een bulk import.

Monteurs App installeren

De mobiele app voor monteurs in het veld. Beschikbaar als PWA op elk apparaat.

Monteur aanmaken

Voordat een monteur de app kan gebruiken, moet je een account voor hem aanmaken:

  1. Ga naar Instellingen > Monteurs in het dashboard.
  2. Klik op Monteur toevoegen.
  3. Vul de naam, e-mailadres en een wachtwoord in.
  4. Optioneel: vul het uurtarief en vaardigheden in.

App installeren op de telefoon

  1. Open de browser op de telefoon en ga naar: benni-bot.nl/monteur/login
  2. Log in met het e-mailadres en wachtwoord van de monteur.
  3. Er verschijnt een banner "Installeer Benni Bot". Tik op Installeer.
  4. De app verschijnt als icoon op het thuisscherm en opent als volwaardige app.
iPhone (Safari): Als de installatie-banner niet verschijnt, tik op het deel-icoon (vierkantje met pijl omhoog) en kies "Zet op beginscherm".

Wat kan de monteur in de app?

Planning bekijkenAlle toegewezen opdrachten met klant, adres en tijd
Status bijwerkenOnderweg, gestart, afgerond met uren en materialen
NavigatieDirect Google Maps openen voor routebeschrijving
AI HulpTechnische vragen stellen aan AI (Professional)
Offline modusBasisweergave werkt ook zonder internet
Bel klantTik op het telefoonnummer om direct te bellen

Opdracht workflow

Een monteur doorloopt de volgende stappen per opdracht:

Ingepland Onderweg Bezig Afgerond

Bij het afronden vult de monteur het aantal gewerkte uren, gebruikte materialen en eventuele notities in. De factuur wordt automatisch aangemaakt.

Opdrachten beheren

Maak opdrachten aan, wijs ze toe en volg de voortgang.

Nieuwe opdracht aanmaken

  1. Ga naar Opdrachten in het menu en klik op Nieuwe opdracht.
  2. Selecteer een klant of voeg een nieuwe klant toe.
  3. Vul de omschrijving, werksoort en eventuele notities in.
  4. Wijs de opdracht toe aan een monteur.
  5. Plan een datum en tijdstip in.

Opdracht statussen

  • Nieuw — Zojuist aangemaakt, nog niet ingepland.
  • Ingepland — Datum en monteur toegewezen, zichtbaar in de monteurs app.
  • Onderweg — Monteur is onderweg naar de klant.
  • Bezig — Monteur is begonnen met het werk.
  • Afgerond — Werk is klaar, uren en materialen ingevuld.
  • Gefactureerd — Factuur is aangemaakt en verstuurd.

Planning

Overzicht van alle ingeplande opdrachten per dag, week of maand.

De planningspagina toont een visueel overzicht van alle opdrachten. Je kunt wisselen tussen dag-, week- en maandweergave.

Opdracht inplannen

  • Klik op een tijdslot in de kalender om een nieuwe opdracht aan te maken.
  • Of wijs een bestaande opdracht toe aan een datum via het opdrachtenformulier.
  • Monteurs worden weergegeven met hun eigen kleur voor een duidelijk overzicht.
Tip: Koppel je Google Calendar via Instellingen om opdrachten automatisch te synchroniseren.

Facturen

Automatische facturatie na afronding van opdrachten.

Automatisch factureren

Wanneer een monteur een opdracht afrondt en de gewerkte uren invult, wordt automatisch een factuur aangemaakt. De factuur bevat:

  • Gewerkte uren x uurtarief
  • Voorrijkosten (indien ingesteld)
  • Gebruikte materialen
  • BTW-berekening (21%)

Handmatig factureren

Je kunt ook handmatig facturen aanmaken via Facturen > Nieuwe factuur. Voeg regels toe voor arbeid, materialen en overige kosten.

Betalingsherinneringen

Benni stuurt automatisch betalingsherinneringen als facturen niet op tijd betaald worden. Je kunt de termijnen en teksten aanpassen in de instellingen.

Klantenbeheer

Beheer je klantenbestand met alle contactgegevens en historie.

In het klantenbestand vind je alle klantgegevens op een plek. Per klant zie je:

  • Contactgegevens (naam, adres, telefoon, e-mail)
  • Openstaande en afgeronde opdrachten
  • Facturatieoverzicht en betalingsstatus
  • Notities en communicatiehistorie
Bulk import: Heb je al een klantenbestand in Excel? Ga naar Instellingen > Import om klanten in een keer te importeren.

AI Chat & Credits

Stel vragen aan Benni's AI en laat teksten, mails en rapporten genereren.

Hoe werkt AI Chat?

De AI Chat is beschikbaar via het Chat menu-item. Je kunt vragen stellen over je bedrijf, klanten en opdrachten. Benni kan ook helpen met:

  • E-mailteksten opstellen voor klanten
  • Technisch advies voor installaties en reparaties
  • Rapporten en samenvattingen genereren
  • Materialen zoeken en prijzen vergelijken

AI Credits

AI-functies werken met een pre-pay tegoedsysteem. Je saldo is altijd zichtbaar via de AI Credits knop rechtsonder in je scherm.

  • Proefperiode: Je ontvangt €2,00 gratis AI tegoed om mee te starten.
  • Opwaarderen: Ga naar Instellingen > AI Tegoed om je saldo op te waarderen.
  • Verbruik: Elke AI-interactie kost een klein bedrag, afhankelijk van de complexiteit.
Let op: Als je AI tegoed op is, worden AI-functies tijdelijk uitgeschakeld totdat je opwaardeert.

E-mail Intake

Laat Benni automatisch opdrachten aanmaken vanuit inkomende e-mails.

Hoe werkt het?

Je koppelt een e-mailadres (bijv. planning@jouwbedrijf.nl) via IMAP. Benni leest inkomende mails, herkent opdrachten met AI, en maakt automatisch een opdracht aan in het systeem.

Instellen

  1. Ga naar Instellingen > E-mail Intake.
  2. Vul de IMAP-gegevens in: server, poort, gebruikersnaam en wachtwoord.
  3. Klik op Test verbinding om te controleren of het werkt.
  4. Schakel de intake in. Benni controleert elke paar minuten op nieuwe mails.
Tip: Gebruik een apart e-mailadres voor de intake (bijv. planning@ of opdrachten@) zodat persoonlijke mails niet worden verwerkt.

Rapportages

Inzicht in omzet, productiviteit en bedrijfsprestaties.

De rapportagepagina biedt overzichten van:

  • Omzet — Totale en maandelijkse omzet, per klant of monteur.
  • Opdrachten — Aantal opdrachten per status, gemiddelde doorlooptijd.
  • Facturen — Openstaande bedragen, betaalgedrag, herinneringen.
  • Monteurs — Gewerkte uren, productiviteit per medewerker.

Instellingen

Pas Benni Bot aan naar jouw werkwijze.

In de instellingen kun je alles configureren:

MonteursMedewerkers toevoegen, bewerken, activeren
AI TegoedSaldo bekijken, opwaarderen, verbruik inzien
KleurlegendaKleuren per werksoort voor de planning
Google CalendarSynchroniseer je planning met Google
BoekhoudkoppelingMoneybird, Exact, e-Boekhouden, Twinfield
Menu volgordePas de volgorde van je navigatie aan
E-mail IntakeAutomatisch opdrachten uit e-mails
AutomatiseringBevestigingsberichten en herinneringen